Cómo utilizar Google Docs sin conexión: ¿cómo funciona?

El mundo entero se dirige hacia las nubes, y tú también deberías estarlo. El uso de servicios de almacenamiento basados ​​en la nube hace la vida mucho mas fácil. Puede compartir archivos a cualquier distancia, trabajar en archivos desde cualquier dispositivo y guardar todos esos archivos en el espacio metafórico sobre su cabeza en lugar de en su disco duro.

Por supuesto, la realidad es un poco diferente. Sin lugar a dudas, Google Docs ha facilitado los negocios para miles de personas, pero ¿qué pasa si no tienes acceso a Wi-Fi? Si estás de vacaciones en Bora Bora y la conexión a Internet es insoportablemente lenta, ¿qué puedes hacer? ¿Son sus documentos realmente privados? Echemos un vistazo a Google Docs, cómo usar Google Docs sin conexión y qué tan bien funciona.

¿Qué es Google Docs y cómo funciona?

Gratis aplicación basada en web de la empresa Google, este programa te permite crear documentos y hojas de cálculo que se almacenan en línea. Cualquiera con quien desee compartirlos podrá acceder a estos archivos, siempre que tengan una conexión a Internet y un navegador web. Tienes el control total de cuán públicos serán los documentos.

Puede elegir entre una amplia variedad de fuentes, formatos, listas, tablas e imágenes. Las páginas completadas pueden publicarse en un sitio web o imprimirse para su distribución. El gran ventaja de Google Docs es que permite la colaboración entre varios autores en muchas ubicaciones diferentes. Los colaboradores pueden ver cuándo se realizaron las ediciones y los cambios y quién los hizo.

¿Cómo se compara Google Docs con Apache OpenOffice?

Apache OpenOffice es otro paquete de software gratuito que en competencia con Google Docs. Su procesador de texto, Writer, es más avanzado que Google Docs y ofrece opciones para elementos como tablas de contenido, ilustraciones y referencias biográficas. La herramienta de hoja de cálculo, Calc, tiene un Administrador de escenarios que permite a los usuarios crear situaciones hipotéticas para anticipar varios resultados. Otra herramienta de la suite, Draw, se utiliza para crear carteles y dibujos técnicos. Los usuarios pueden manipular objetos dentro de sus dibujos girándolos, volteándolos, etc.

Si bien OpenOffice puede tener gadgets y artilugios más sofisticados, solo Google Docs tiene la capacidad de colaborar en tiempo real a través de Internet a través de la nube. OpenOffice permite compartir documentos, pero en el sentido tradicional de enviarlos entre sí.

Ambos paquetes de software son gratuitos, por lo que el que elija dependerá claramente de sus necesidades. Si necesita más control creativo que el que proporciona Google Docs, obtenga Apache OpenOffice. Sin embargo, si su objetivo es compartir documentos de forma rápida y sencilla para editarlos y debatirlos en tiempo real, Google Docs es el claro ganador.

¿Cómo se compara Google Docs con Microsoft Office?

De buenas a primeras, Microsoft Office no es gratuito y Google Docs sí lo es. Eso tiende a influir en la gente en una dirección u otra. MS Office ha sido la suite de oficina de referencia durante un par de décadas, y solo eso le ha asegurado un lugar permanente en la lista de “habilidades que los empleados deben tener”. Sin embargo, puede y puede estar molesto por el nuevo chico en el bloque, Google Docs.

Microsoft Word claramente tiene más funciones, opciones y plantillas. Si desea realizar un procesamiento de texto elaborado con muchas opciones personalizadas, debe seguir con Word. Si está más interesado en ser delgado y mezquino, Google Docs es perfectamente adecuado para aplicaciones más simples. Su diseño minimalista es más fácil de usar y, por lo tanto, más rápido de aprender.

Si necesita una hoja de cálculo, Google Sheets funciona tan bien como Microsoft Excel. Excel tiene algunas campanas y silbatos más, como la capacidad de insertar gráficos e imágenes, pero lo que Sheets carece de creatividad lo compensa con creces en eficiencia y facilidad de uso. Para presentaciones, PowerPoint es mucho más capaz que Google Slides. Presentaciones de Google es tan básico que es posible que el resultado final no se vea muy profesional. Microsoft gana esa ronda.

Al igual que con OpenOffice, MS Office no puede competir con las funciones de colaboración y la conectividad en la nube de Google Docs. Microsoft lanzó recientemente Office365, que se ocupa de estos problemas, pero aún no ha alcanzado la eficiencia de Google Docs. Si necesita que varios usuarios editen sus documentos en tiempo real, con comentarios y notas, desea utilizar Google Docs.

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¿Amamos a Google como empresa?

Es tan difícil amar la tecnología. La opinión popular cambia rápidamente, dependiendo del último escándalo tecnológico que llegue a las noticias. Existe una gran preocupación por la privacidad y la informática y Google mantiene registros de sus búsquedas en sus motores de búsqueda. También rastrea su ubicación cada vez que usa Google Maps, hace registros de su actividad de compras en línea y guarda información sobre las personas con las que se comunica. Esto significa que Google sabe mucho sobre usted y esto puede ser preocupante.

Esta aparente omnisciencia y omnipotencia es particularmente desconcertante cuando confía sus documentos comerciales a Google Docs y la nube. Su información se mantiene privada hasta que la comparte con otras personas, pero Google tiene un algoritmo que escanea archivos y los bloquea si se considera que son pornográficos, spam o incitación al odio violento. Algunas personas pueden sentirse incómodas con este nivel de control. Si es así, utilice Microsoft Office en su lugar.

¿Google Docs funciona sin conexión?

La respuesta corta es sí, pero requerirá un poco de esfuerzo de su parte.

Cómo utilizar Google Docs sin conexión

Como buen scout, debes estar preparado. Se necesitará una conexión a Internet para configurar Google Docs para trabajar sin conexión. No espere hasta estar en medio del Océano Índico para hacer esto. También necesita tener Google Chrome en su computadora. Si su navegador es diferente, como Firefox o Safari, primero descargue Google Chrome.

Luego siga los siguientes pasos:

  • Inicie sesión en Chrome con el nombre y la contraseña de su cuenta de Google.
  • Ve a la configuración de Google Drive.
  • Marca la casilla «Sincronizar archivos de Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones y Dibujos de Google con esta computadora para que puedas editarlos sin conexión».
  • Esperar. Puede llevar un tiempo sincronizar sus archivos si tiene muchos.
  • Una vez que sus archivos están sincronizados, puede acceder a ellos en la carpeta sincronizada de Google Drive en su computadora. Sus archivos de Google Docs se abrirán en Chrome. Es importante recordar que las personas con las que comparte los archivos no podrán acceder instantáneamente a las ediciones que realice. Sin embargo, cuando vuelva a estar en línea, los cambios entrarán inmediatamente en la nube para que todos los vean y usen.
  • Si desea trabajar sin conexión en su tableta o teléfono, debe instalar la aplicación Google _Drive o Docs. En un teléfono o tableta Android, abra la aplicación y mantenga presionado el archivo que necesita. Luego toque el ícono de la marca de verificación. Para iPhones o iPads, abra la aplicación y toque los tres puntos apilados verticalmente junto al archivo al que desea acceder.
  • Esos puntos son la opción «Más». Luego, seleccione «Disponible sin conexión».

Algunas limitaciones

Google Docs funciona mejor en la nube y, mientras esté desconectado, habrá algunas funciones que no estarán disponibles para usted. Los iconos de estas opciones aparecerán atenuados en los menús e incluirán estas funciones:

  • Impresión de presentaciones y hojas de cálculo
  • Descargando archivos
  • Compartiendo archivos
  • Corrector ortográfico
  • Cambio de nombre de archivo
  • Muchos complementos
  • Si existe la posibilidad de que varios usuarios puedan editar simultáneamente el archivo que toma sin conexión, es mejor esperar hasta que vuelva a estar en línea o solicitar que solo una persona trabaje en él mientras está sin conexión.
  • Si más de una persona está trabajando en él, cuando el archivo se cargue nuevamente, las múltiples versiones se fusionarán, posiblemente creando confusión. Alternativamente, puede hacer una copia del archivo para que pueda trabajar antes de desconectarlo.

Efectividad general

Siempre que conozca las limitaciones de trabajar sin conexión, no hay razón para tener reparos al respecto. Sus opciones serán un poco reducidas, pero aún puede trabajar sin conexión a Internet. La belleza de esto es que sus cambios se cargarán automáticamente en la nube tan pronto como vuelva a tener Internet. No tienes que hacer nada. Eso es una gran comodidad para cualquiera que vaya de una reunión a otra.

Existe la opción de descargar archivos de Google Docs en formato de Microsoft, si ya tiene Microsoft instalado en su computadora. Simplemente abra el archivo en el que desea trabajar en Google Drive. Luego seleccione «Archivo», «Descargar como» y elija la opción Microsoft Word. Cuando desee volver a cargar este archivo en Drive, arrastre el archivo a la ventana de Drive. Se volverá a convertir a un formato de Google Docs. La única advertencia es que este nuevo archivo no reescribirá el anterior y puede terminar con dos archivos con el mismo nombre.

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¿Cómo aprovecho al máximo? ¿Fuera de Google Docs?

Si bien es posible que no esté tan cargado como otras opciones de suite ofimática, Google Docs todavía tiene mucha fuerza. A continuación, se incluyen algunos consejos que le ayudarán a utilizar Google Docs con más éxito:

  1. Mueva párrafos fácilmente resaltando el texto. Luego presione Alt y Mayús (u Opción y Mayús en una Mac) y use las teclas de flecha para mover el párrafo.
  2. Cree una firma electrónica en la pestaña Insertar. Seleccione «Dibujo» seguido de la opción «Garabato». Luego puede dibujar su firma, que ahora se puede adjuntar a sus documentos.
  3. Utilice marcadores para encontrar su lugar en un documento extenso. Vaya a Marcador en la pestaña Insertar. Luego puede crear un marcador, que es básicamente un hipervínculo a una sección de su archivo que desea encontrar rápidamente.
  4. Puede etiquetar colaboradores en un comentario. Esto les enviará un aviso por correo electrónico al que pueden responder.
  5. Cree un diccionario personal con cualquier término específico de la industria que pueda estar utilizando y que podría aparecer marcado en el corrector ortográfico. Para ello, vaya a «Herramientas» y elija la opción «Diccionario personal».
  6. Si necesita saber quién realizó los cambios en un documento colaborativo, abra el archivo y vaya a «Historial de revisiones». Todas las ediciones aparecerán en una barra lateral, con el color correspondiente asignado a cada persona.
  7. Puede insertar imágenes rápidamente arrastrándolas y soltándolas en el documento. Sin embargo, necesitará tener un navegador actualizado para hacer esto. Si tiene una versión anterior, es hora de actualizarla.
  8. Prueba la escritura por voz. Si alguna vez ha querido hablar con su computadora y que escriba lo que dice, su día ha llegado. Para utilizar esta función de Google Docs, debe tener Chrome como navegador y un micrófono, ya sea integrado o USB. Una vez que este equipo esté configurado, seleccione Herramientas en el menú y elija «Escritura por voz». Haga clic en el micrófono y comience a tomar. Diga la puntuación en voz alta, como «coma» o «signo de interrogación». Puede comenzar una nueva línea o párrafo diciendo «nueva línea» o «nuevo párrafo».
  9. Y conferencias telefónicas. Google Docs se creó teniendo en cuenta la colaboración, por lo que tiene sentido que haya una opción para realizar una conferencia telefónica mientras se trabaja en un archivo. Para hacer esto, vaya a la tienda web de Google y descargue el complemento «UberConference». Active el complemento e invite a sus colegas a participar. Después de aceptar, todos podrán ver y editar el documento mientras tienen una conferencia telefónica para discutirlo. Esa es una característica bastante interesante.

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La línea de fondo

Google Docs es una herramienta poderosa y útil que permite a las empresas trabajar fácilmente en todo el mundo. Con la función sin conexión habilitada, realmente puede trabajar en cualquier lugar y en cualquier momento, y los cambios se cargarán por usted. Por el precio, que es gratuito, no hay nada mejor que utilizar Google Docs. Mientras que otras suites de oficina tienen más opciones y elementos de diseño, Google siempre está mejorando y actualizando sus programas, por lo que la brecha se está reduciendo.

Sin embargo, si tiene preocupaciones legítimas sobre la privacidad o está molesto por la forma en que Google vende su información a los anunciantes, debe elegir otra suite ofimática. Siempre existe un riesgo inherente, aunque leve, asociado con la nube.

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